Description du processus de contractualisation
Pour une meilleure fluidité dans le processus de contractualisation dont les étapes sont schématisées ci-dessous, il est important d’envoyer un dossier Complet selon la check list de la Convention Unique ; en effet le Guichet instruit uniquement les dossiers complets (recevables).
Le processus de contractualisation s’effectue en cinq étapes :
La première étape est essentielle, la réception d’un dossier complet dès le premier envoi permet un gain de temps en évitant les allers retours de mails pour compléter le dossier et permet son instruction dans les meilleurs délais. A la réception d’un dossier un Accusé/ réception est remis au promoteur / CRO dans les 5 jours.
La 2ème ’étape est l’instruction qui consiste à revoir l’évaluation budgétaire proposée par le Promoteur/CROs au regard du flow chart du protocole, des autres documents de l’étude et ce sur la base de la grille de la Convention Unique. Quand l’AP-HP est centre Coordonnateur, la grille revue est envoyée à l’Investigateurs et les services collaborateurs pour validation. Quand l’AP-HP est centre associé, la grille est envoyée uniquement pour fléchage (ventilation des lignes budgétaires sur les différents services participants. La grille dans le cas où l’AP-HP est centre associé n’est pas revue, mais si un manquement est constaté sur la grille du coordonnateur, le contrat est signé avec cette grille pour ne pas retarder la mise en place de l’étude mais il sera demandé au promoteur de retourner vers le coordonnateur pour corriger la grille par voie d’avenant. Après consolidation, la grille revue validée par l’Investigateur coordonnateur et collaborateurs est envoyée pour validation au Promoteur /CRO. Après négociations, le contrat est finalisé est le circuit de signature est initié par le promoteur. La signature électronique à l’aide d’un outil qualifiée par l’ANSSI est privilégiée
Nous travaillerons donc en étroite collaboration avec vous afin de respecter les délais de contractualisation qui peuvent être affectés par le temps de négociations et la réactivité de tous les intervenants dans le processus de contractualisation
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